Pracownik oszukał, spółkę osądzili – czy zawsze?

Początek 2024 roku obfituje w wyroki TSUE dotyczące należytej staranności na gruncie VAT. Można do nich zaliczyć chociażby niedawny wyrok z 11 stycznia 2024 r. w sprawie C-537/22, dotyczący należytej staranności w kontaktach z kontrahentami, o którym pisaliśmy w styczniu, czy chociażby wyrok z 30 stycznia 2024 r. w sprawie C-442/22 – Trybunał zajął się sprawą odpowiedzialności podatnika VAT za działania jego pracownika.

Obowiązek należytej staranności – na kim ciąży?

Drugie z przywołanych orzeczeń zapadło na kanwie sprawy, w której polskie organy podatkowe chciały obarczyć podatnika VAT odpowiedzialnością za działania, polegające na wystawianiu fałszywych faktur przez jego pracownika, przy użyciu danych podatnika VAT. Sprawa dotarła przed NSA, który skierował swoje wątpliwości przed oblicze TSUE.

Orzekając w sprawie Trybunał wskazał, że:

• Obowiązek należytej staranności powinien ciążyć na pracodawcy w odniesieniu do jego pracownika, w szczególności, gdy pracownik ten jest zobowiązany do wystawiania faktur VAT w imieniu i na rzecz swojego pracodawcy.
• Nie można uznać pracodawcy będącego podatnikiem VAT za działającego w dobrej wierze, jeżeli nie dochował on należytej staranności wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika i uniknięcia w ten sposób możliwości wykorzystania przez tego pracownika jego danych identyfikacyjnych do celów VAT do wystawiania fałszywych faktur w celu popełnienia oszustwa.
• W takiej sytuacji pracodawcy można przypisać noszące znamiona oszustwa działania jego pracownika, w związku z czym należy uznać, że jest on osobą, która wykazała VAT na spornych fakturach w rozumieniu art. 203 Dyrektywy (transponowanego do polskiej ustawy o VAT w art. 108).
• W takich okolicznościach do organu podatkowego lub do sądu rozpatrującego sprawę należy dokonanie całościowej oceny wszystkich istotnych okoliczności w celu ustalenia, czy podatnik, którego dane identyfikacyjne do celów VAT zostały przywłaszczone przez jego pracownika do wystawiania fałszywych faktur w celu popełnienia oszustwa, wykazał się należytą starannością wymaganą w celu kontrolowania działań tego pracownika. Jeżeli tak nie jest, podatnik ten jest zobowiązany do zapłaty VAT wykazanego na tych fakturach.

„Należyta staranność” – jak rozumieć?

Wyrok ten należy uznać za istotny, niemniej nie dający odpowiedzi, jak naprawdę rozumieć należytą staranność w relacji pracodawcy z pracownikami, w szczególności tymi, do obowiązków których należy wystawianie faktur.

Z pewnością pozytywnie trzeba ocenić to, że w świetle opisywanego orzeczenia, organy podatkowe, będą musiały się pochylić nad zagadnieniem należytej staranności, nie ma tu bowiem możliwości działania według szablonu. Sprawy o podobnym stanie faktycznym do tego z opisywanej sprawy nie są bowiem czarno-białe.

Można śmiało uznać, że Trybunał dorzucił do palety podatkowych kolorów parę odcieni szarości oraz można wskazać, że pracodawcy (podatnicy VAT) powinni usystematyzować procedury związane z fakturowaniem oraz nadawaniem uprawnień do wystawiania faktur. Całkiem rozsądne może okazać się także wprowadzenie mechanizmu kontroli wewnętrznej w tym zakresie. Każda z takich inicjatyw być może będzie małą cegiełką budującą solidną argumentację uzasadniającą, że pracodawca-podatnik VAT zachował w tym zakresie należytą staranność.