Praca zdalna w projekcie nowelizacji KP

Najważniejsze założenia projektu w zakresie pracy zdalnej to:

1. OKAZJONALNA PRACA ZDALNA

Niezależnie od generalnych i szczegółowych reguł jakie pracodawca będzie mógł wprowadzić w zakresie świadczenia stałej pracy zdalnej, projekt przewiduje, że pracownik okazjonalnie – na swój wniosek będzie mógł wykonywać swoje obowiązki na odległość do 12 dni w roku kalendarzowym. Rozwiązanie to intepretować należy jako ustawowe minimum. Pracodawca bowiem zawsze, w wewnętrznych regulacjach lub indywidualnym uzgodnieniu z pracownikiem będzie mógł podwyższyć tę pulę na korzyść zatrudnionego. Wniosek pracownika jakkolwiek ma nie być wiążący dla pracodawcy, to zgodnie z założeniem projektu powinien on przychylić się do niego w miarę możliwości.

W tym uproszczonym modelu home office nie będzie konieczne zawieranie porozumienia określającego zasady pracy na odległość ani też zapewnienie przez pracodawcę niezbędnej infrastruktury technicznej potrzebnej do wykonywania zadań czy wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu za zużycie własnego sprzętu i energii elektrycznej.

2. PRACA ZDALNA W POROZUMIENIU

Projekt noweli zakłada, że warunki pracy zdalnej ustalane mają być przez pracodawcę w porozumieniu z działającymi u niego organizacjami związkowymi. Jeśli takich brak, warunki te pracodawca będzie mógł określić samodzielnie w regulaminie, pod warunkiem wcześniejszego skonsultowania tej materii z przedstawicielami pracowników. Jest to rozwiązanie analogiczne jak w przypadku wprowadzania pozostałych zakładowych źródeł prawa pracy.

Niezależnie od tego, nawet jeśli pracodawca nie wprowadzi ogólnych regulacji w zakresie home office, może ustalić je indywidualnie z pracownikiem chcącym skorzystać z tej formy wykonywania zadań.

a) Zasady pracy zdalnej

Nowe przepisy nie wskazują wprost, jakie warunki powinien zapewnić pracodawca zlecający lub uzgadniający z zespołem wykonywanie pracy zdalnej. Wskazują jedynie, że w porozumieniu przedstawicielami pracowników lub regulaminie określone powinny zostać:

• grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych;
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika na pracy zdalnej, w tym potwierdzania obecności w pracy;
• zasady kontroli wykonywania pracy i BHP.

b) Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Projekt przewiduje możliwość wydawania przez pracodawcę wiążącego polecenia wykonywania pracy zdalnie. Będzie mogło nastąpić to:

• w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w ciągu 3 miesięcy po ich odwołaniu;
• gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu BHP, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy nie będzie to czasowo możliwe w dotychczasowym miejscu pracy pracownika.

Jest to więc swego rodzaju utrwalenie aktualnie obowiązujących szczególnych przepisów ustawy Covid-19[1] przewidującej możliwość nakazania pracownikowi pracy zdalnej w celu przeciwdziałania epidemii Sars_Cov_2. Warunkiem takiego polecenia będzie jednak wcześniejsze złożenie przez pracownika oświadczenia o posiadaniu przez niego warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej.

c) Szczególne warunki dla pracujących rodziców

Zgodnie z projektem pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek pracownika – rodzica dziecka upośledzonego, niepełnosprawnego lub wymagającego specjalnego kształcenia (bez względu na wiek), a także dziecka do 4 lat o wykonywanie pracy zdalnej. Wyjątkiem, uzasadniającym odmowę przychylenia się do wniosku ma być organizacja pracy lub rodzaj wykonywanej przez podwładnego pracy, który wyłącza możliwość jej zdalnego świadczenia.

d) Obowiązki pracodawcy

Wśród podstawowych obowiązków zatrudniającego w zakresie home office projekt zakłada:

• zapewnienie materiałów i narzędzi niezbędnych do pracy;
• pokrywanie kosztów energii elektrycznej i łączy telekomunikacyjnych oraz innych niezbędnych dla wykonywania obowiązków kosztów;
• określenie zasad ochrony danych;
• zapewnienie pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń dotyczących obsługi narzędzi do pracy zdalnej.

Alternatywnie pracodawca będzie mógł porozumieć się z pracownikiem korzystającym z własnego sprzętu w zakresie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu z tego tytułu.

Co istotne, zapewnienie przez pracodawcę narzędzi lub wypłata ekwiwalentu albo ryczałtu, zgodnie z projektem – nie będzie stanowiła przychodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych

e) Ocena ryzyka zawodowego

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca będzie musiał sporządzić ocenę ryzyka zawodowego i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy, uwzględniając zagrożenia związane z wielogodzinną pracą za biurkiem. Możliwe będzie sporządzenie uniwersalnej oceny ryzyka dla poszczególnych grup pracowników.

Jednocześnie za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej odpowiadać ma sam pracownik.

Aktualnie projekt trafił do konsultacji społecznych m.in. z przedstawicielami pracodawców oraz związków zawodowych. Ostateczny kształt przepisów oraz ich wejście w życie zależeć będą od wyników dalszych prac legislacyjnych.

_{Treść samego projektu znaleźć można pod adresem https://legislacja.gov.pl/docs/2/12346911/12789150/12789151/dokument503604.pdf}

_{[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 z późn. zm.).}