Powstanie Poradnik UODO dotyczący przetwarzania danych osobowych przez związki zawodowe

O tym, jak problematyczna może w praktyce okazać się kwestia przepływu danych osobowych pomiędzy pracodawcą, a działającymi u niego organizacjami związkowymi, wyjaśniałam już w poprzednich artykułach (1 i 2). Wynika to często z braku świadomości, że organizacje związkowe, pomimo tego, że formalnie działają u określonego pracodawcy (lub kilku z nich), nie są wewnętrzną strukturą przedsiębiorstwa, a odrębnym podmiotem. Z perspektywy ochrony danych osobowych – są ich niezależnym od pracodawcy – administratorem.

Poradnik UODO dedykowany związkom zawodowym

Końcem lipca 2024 r. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zapowiedział opracowanie specjalnego poradnika poświęconego tematyce przetwarzania danych osobowych przez związki zawodowe. Jak można przeczytać na stronach Urzędu, ma on obejmować obszary, „w których kwestie związane z prawem do prywatności i ochrony danych osobowych w działalności związkowej sprawiają najwięcej trudności”.[1]

Poradnik pod nazwą „Prowadzenie działalności związkowej zgodnie z RODO“, przygotowany ma być we współpracy ze Społecznym Zespołem Ekspertów przy PUODO. Na razie nie wiadomo jeszcze kiedy zostanie opublikowany, jednak zapotrzebowanie na tego rodzaju źródło wiedzy, pochodzące bezpośrednio od organu nadzoru, jest niewątpliwe.

Najczęstsze wątpliwości dotyczące przetwarzania danych osobowych przez ZZ

Praktyka pokazuje, że niejednokrotnie standardy dotyczące przetwarzania danych osobowych przez związki zawodowe dalekie są od tych, jakich wymagają przepisy. Rzadkością jest realizacja obowiązku informacyjnego, czy też podstawowa dokumentacja z zakresu przetwarzania danych, która pozwala na realizację zasady przejrzystości i rozliczalności.

Tymczasem związki zawodowe, z samej istoty swojego działania, przetwarzają tzw. szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 ust. 1 RODO. Dotyczą one przede wszystkim samego faktu przynależności związkowej.

Poza działalnością stricte związkową, organizacje związkowe sprawują m.in. kontrolę nad kasą zapomogowo-pożyczkową, co wiązać może się również z dostępem do tzw. danych wrażliwych (chociażby dot. zdrowia, sytuacji materialnej i rodzinnej). To zaś wymaga szczególnych środków (w tym technicznych i organizacyjnych), zapewniających bezpieczeństwo danych osobowych.

Poradnik UODO cenny również dla pracodawców

Obszarem rodzącym jednak najwięcej wątpliwości i obaw pracodawców jest zakres informacji (w tym danych osobowych zatrudnionych), jakich związki zawodowe faktycznie mogą żądać od nich w ramach swoich ustawowych uprawnień. Przepisy – m.in. ustawy o związkach zawodowych, a także ustawy o prowadzeniu sporów zbiorowych, określają te granice bardzo ogólnie, np. jako informacje niezbędne do prowadzenia działalności związkowej. Każdorazowe jednak określenie tej granicy, a nawet ustalenie, kto powinien ją wytyczyć, rodzi wiele problemów praktycznych. Te zaś rodzą dla pracodawcy ryzyko spotkania się z zarzutem utrudniania działalności związkowej.

Tematem stosunkowo świeżym, który z pewnością również wart będzie poświęcenia uwagi w Poradniku UODO, jest rola związków zawodowych w obszarze ochrony sygnalistów. Chodzi tu w szczególności o dostęp organizacji związkowych do danych postępowania wyjaśniającego w celu prowadzenia ochrony związkowej. Dochodzi tutaj bowiem do styku dwóch niezależnych, lecz powiązanych ze sobą obszarów prawa, co rodzić może realne konflikty po wejściu w życie nowych regulacji.

[1] https://uodo.gov.pl/pl/138/3257