Przepisy covid wydłużają kadencję działaczy związkowych i SIP

19 sierpnia 2021 r. weszły w życie przepisy wydłużające kadencję m.in. organów związków zawodowych oraz społecznych inspektorów pracy. Przewidują one możliwość ich dalszego funkcjonowania w okresie stanu epidemii i zagrożenia epidemicznego, jeśli wybory do nich z powodu tych stanów nie mogą zostać przeprowadzone.

Zakres ochrony

Zgodnie z art. 14i ustawy covid-19[1] kadencja organu statutowego związku zawodowego oraz społecznego inspektora pracy ulega przedłużeniu do czasu wyboru organu na nową kadencję, jednak nie dłużej niż do 90 dni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii. Dotyczy to jednak jedynie sytuacji, gdy kadencja dotychczasowego organu upływa w okresie stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 lub do 30 dni po odwołaniu danego stanu i w związku z obowiązywaniem tego stanu brak jest możliwości przeprowadzenia wyborów. Uzasadnienie regulacji wskazuje, że wygaśnięcie kadencji organów statutowych związków zawodowych i społecznych inspektorów pracy przy braku możliwości organizacji i przeprowadzenia wyborów na nową kadencję, spowoduje ich paraliż.

Skutki dla pracodawców

Istotnym jest, że członkom organów zakładowej organizacji związkowej przysługuje szczególna ochrona trwałości stosunku pracy. Zgodnie bowiem z przepisami ustawy o związkach zawodowych, bez zgody zarządu działającej u pracodawcy zakładowej organizacji związkowej nie może on wypowiedzieć ani rozwiązać umowy ze wskazanym uchwałą zarządu jego członkiem ani też jednostronnie pogorszyć jego warunków zatrudnienia.

W odniesieniu zaś do Społecznego Inspektora Pracy (SIP), pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać z nim umowy o pracę w czasie trwania mandatu oraz w okresie roku po jego wygaśnięciu. Ochronę taką wyłączają jedynie przesłanki do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Niemożliwe jest również wypowiedzenie warunków zatrudnienia SIP na niekorzyść, chyba że konieczne, chyba że stanie się to konieczne ze względu na:

  • wprowadzenie nowych zasad wynagradzania ogółu pracowników za lub grupy, do której SIP należy;
  • stwierdzoną orzeczeniem lekarskim utratę zdolności do wykonywania dotychczasowej pracy albo niezawinioną przez Społecznego Inspektora utratę uprawnień koniecznych do jej wykonywania.

Brak automatyzmu?

Zastosowanie nowego przepisu może rodzić praktyczne problemy. Wynikać mogą one przede wszystkim z warunku, jaki stawia, polegającego na braku możliwości przeprowadzenia wyborów do organów związku zawodowego lub na stanowisko SIP. Niewątpliwie bowiem, jeśli przeszkody takie się nie pojawiają (w szczególności, jeśli statut związku nie wyłącza możliwości zdalnego wyłonienia członków organu), działacz związkowy nie powinien korzystać z wydłużonej ochrony – nawet wówczas, gdy nowych władz nie wyłoniono.

Ciężar dowodzenia, że do przeszkód tych faktycznie doszło leżeć powinien po stronie społecznej, jako wywodzącej z tego faktu skutek prawny w postaci wydłużonej kadencji, a co za tym idzie, również szczególnej ochrony stosunku pracy.

Nadto, nowy przepis nie reguluje, od jakiego momentu liczyć należy jej stosowanie, tj. czy dotyczy ona tylko członków organów i społecznych inspektorów pracy, których kadencje upływają po 19 sierpnia, czy też począwszy od dnia ogłoszenia stanu epidemii w marcu 2020 r., co rodzić może wątpliwości interpretacyjne.

Tym samym szczególnie problematyczne stać mogą się przypadki, w których ochrona działaczy związkowych lub Społecznego Inspektora Pracy ustała na gruncie dotychczasowych przepisów, a następnie (przed wejściem w życie analizowanej ustawy) ich stosunek pracy został rozwiązany lub zawarte zostało wypowiedzenie zmieniające pogarszające warunki zatrudnienia tychże osób. Taka sytuacja generować może z pewnością wątpliwości co do ewentualnego podważenia rozwiązania lub zmiany stosunku pracy i retroaktywnej ochrony na podstawie przepisu szczególnego.

Zaznaczyć należy, że ustawa zmieniająca nie zawiera przepisów przejściowych. Tym samym, zgodnie z zasadą, iż prawo nie działa wstecz, jedyną racjonalną interpretacją wydaje się tak, że objęci szczególną ochroną wynikającą z art. 14i ustawy covid zostać mogą jedynie działacze związkowi i społeczni inspektorzy pracy, których ochrona wynikająca odpowiednio z ustawy o związkach zawodowych i ustawy o społecznej inspekcji pracy ustała po dniu wejścia w życie omawianego przepisu.

[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych

Nowy ład w prawie pracy

Zamierzenia rządu związane z tzw. Nowym Polskim Ładem dotyczą wielu sfer życia gospodarczego, w tym również sektora zatrudnienia. W większości pozostają one zapowiedziami, które dopiero poddane mają zostać procesowi legislacyjnemu.

Co zatem „Polski Ład” oznacza dla pracodawcy i pracowników?

Wliczanie stażu pracy zatrudnionych

Od 1 stycznia 2022 r. obowiązywać ma dodany do Kodeksu Pracy przepis, zgodnie z którym „Pracodawca jest obowiązany wliczać do okresów, od których zależą świadczenia lub uprawnienia pracownika również poprzednio zakończone okresy prowadzenia pozarolniczej działalności w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych, lub współpracy przy wykonywaniu tej działalności, za które zostały opłacone składki na ubezpieczenia społeczne”.

Oznacza to, że zaliczenie tego okresu będzie wpływało na szereg uprawnień wynikających z tzw. zakładowego stażu pracy. Można wymienić tu w szczególności: wymiar urlopu wypoczynkowego, uprawnienia do uzyskania nagrody jubileuszowej czy wysokość odprawy z tytułu zwolnień grupowych.

Nadto, zwraca się uwagę, że jeśli pracownikami staną się osoby uprzednio pozornie samozatrudnione w danym podmiocie, pracodawcy powinni liczyć się z ich potencjalnymi roszczeniami m.in. o zaległy urlop wypoczynkowy.

Z planowanej regulacji zostały wyłączone osoby, które współpracowały dotychczas z danym podmiotem na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia lub umowy o dzieło) nie prowadząc działalności gospodarczej.

Stanowisko ZUS

Swoją opinię do projektu ustawy nowelizującej KP przedstawił m.in. ZUS, wskazując, że „Przyjęcie projektu w proponowanym brzmieniu może się wiązać nie tylko ze zwiększonymi obciążeniami finansowymi pracodawców, których wielkość trudno jest dziś przewidzieć, ale również z dużymi roszczeniami wypłat nienaliczonych dotychczas i niezrealizowanych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy wraz z odsetkami”. Roszczenia tego typu podlegają 3-letniemu okresowi przedawnienia.

Ryzyko samozatrudnionych

Proponowane w ramach Polskiego Ładu rozwiązanie spowoduje, że ZUS uzyska informacje na temat osób, które uznać można za samozatrudnione jedynie pozornie z uwagi chociażby na wystawianie tylko jednej faktury miesięcznie – na rzecz tego samego podmiotu. ZUS będzie miał dostęp do jednolitych plików kontrolnych (JPK), które przedsiębiorcy – podatnicy VAT mają obowiązek przesyłać co miesiąc do urzędu skarbowego. Tam zaś przedsiębiorca zamieszcza informacje na temat wszystkich wystawionych przez siebie faktur. Jeśli natomiast w JPK będzie widniał ten sam podmiot, który następnie stanie się płatnikiem składek danej osoby, ZUS będzie mógł wydać decyzję, że relacja ta przez cały okres współpracy miała charakter stosunku pracy i w ten sposób podlegała obowiązkowi ubezpieczeniowemu. To zaś będzie oznaczało konieczność uregulowania przez płatnika (pracodawcę) zaległych składek wraz z odsetkami – maksymalnie do 5 lat wstecz – jeśli co najmniej tyle trwała wcześniejsza współpraca.

Wynika to z faktu, że przedsiębiorca pozostający w tzw. samozatrudnieniu odprowadza zryczałtowane składki, nie zaś uzależnione od swoich faktycznych przychodów. Tę różnicę więc pracodawca będzie musiał pokryć – w odniesieniu do zaległych składek należnych od płatnika oraz ubezpieczonego. Dodatkowo pracownikowi, o ile wystąpi on do pracodawcy z takim roszczeniem, będą przysługiwały zaległe świadczenia pracownicze wraz z odsetkami, jak chociażby w zakresie uprawnień urlopowych, nagród jubileuszowych itp.

Odpowiedzialność karna

Sytuacja ta rodzić może również konsekwencje na płaszczyźnie karnej. Jeśli bowiem przedsiębiorca – pracownik uwiarygodni przymuszenie go przez pracodawcę do założenia działalności gospodarczej, ten ostatni może ponieść również odpowiedzialność karną z art. 218 § 1a KK.

Zgodnie tym przepisem, kto, wykonując czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych, złośliwie lub uporczywie narusza prawa pracownika wynikające ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Przedawnienie karalności takiego przestępstwa wynosi 10 lat.

Projekt przepisu nie został jeszcze uchwalony przez parlament – nie jest znany jego ostateczny kształt ani termin wejścia w życie.

Kod zawodu

Od 16 maja 2021 r. w dokumencie zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego znaleźć musi się kod wykonywanego przez ubezpieczonego zawodu. Wskazuje się tu na ryzyko, że w ten sposób organ rentowy zamierza powrócić do tzw. testu przedsiębiorcy. Polegać to może w szczególności na wyłonieniu do kontroli osoby wykonujące zawody, w których prawdopodobieństwo skutecznego zakwestionowania prowadzonej działalności jest według niego wyższe (np. branża IT, branża kreatywna).

Zgodnie z informacjami podawanymi przez Zakłada Ubezpieczeń Społecznych, przepisy nie wprowadzają wymogu uzupełnienia informacji o kodzie zawodu w odniesieniu do osób zgłoszonych już do ubezpieczeń. Nowy obowiązek dotyczy tylko ubezpieczonych zgłaszanych do ZUS od 16 maja 2021 r.

W przypadku ubezpieczonych, którzy zostaną zgłoszeni po 15 maja 2021 r., już z kodem zawodu, w razie zmiany właściwego dla ubezpieczonego kodu zawodu płatnik powinien zgłosić tę zmianę na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Informacja o nowym kodzie zawodu zostanie zewidencjonowana od dnia złożenia takiego zgłoszenia. W takim przypadku obowiązują ogólne zasady, które nakazują zawiadamianie ZUS o wszelkich zmianach w stosunku do danych wykazanych w zgłoszeniu.

Obowiązek dotyczy płatników składek zgłaszających do ubezpieczeń, np. pracowników czy zleceniobiorców, ale także osób samozatrudnionych. Są one bowiem zarówno płatnikami składek, jak i ubezpieczonymi.

Uregulowanie pracy zdalnej

Pojawiają się kolejne zmiany w projekcie przepisów Kodeksu Pracy w zakresie pracy zdalnej. Przewidują one przede wszystkim:

  • ograniczenie możliwości jednostronnego polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej z uwagi na BHP tylko, gdy dochowanie bezpiecznych warunków pracy nie jest możliwe z powodu siły wyższej;
  • obowiązek cofnięcia polecenia wykonywania pracy zdalnej w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych pracownika na uniemożliwiające wykonywanie pracy zdalnej;
  • nieograniczone czasowo uprawnienie pracownika i pracodawcy do wiążącego wniosku o zaprzestanie pracy zdalnej i powrót do poprzednich warunków;
  • zwolnienie od podatku dochodowego od osób fizycznych ekwiwalentu lub ryczałtu wypłacanego pracownikowi zdalnemu.
  • rozszerzenie możliwości okazjonalnego świadczenia pracy zdalnej z dotychczasowych 12 do 24 dni w roku kalendarzowym.

Założenia pozostałych zmian

Poza wyżej opisanymi zmianami, Polski Ład zakłada również m. in.:

  • uelastycznienie czasu pracy pracowników sprawujących opiekę nad małoletnimi dziećmi;
  • obowiązek doliczenia do opodatkowania (ze skutkiem wstecz) ujawnionych należności wypłacanych zatrudnionym ponad określone w umowie;
  • obowiązek uzasadniania kwot wynagrodzeń w największych podmiotach (co prowadzić ma do likwidacji luk płacowych).

Szczegółowa treść tychże propozycji ani moment ich wejścia w życie, nie jest są obecnie znane.

Możliwość różnicowania sytuacji niezaszczepionych pracowników?

W ostatnim czasie spotkać można było się z zapowiedziami rządu o planowanych zmianach w prawie pracy dotyczących weryfikacji szczepień pracowników przeciwko Covid-19.

Z jednej strony mamy propozycje rozszerzenia przepisów Kodeksu Pracy w zakresie zakazu dyskryminacji na kryterium zaszczepienia. W tym, miejscu przypomnieć warto, że już obecnie, na skutek ostatniej nowelizacji KP, katalog kryteriów dyskryminacyjnych został otwarty, co rodzi wniosek, że nie jest konieczne jego dodatkowe poszerzanie.

Z drugiej zaś strony, pojawiają się zapowiedzi wyposażenia pracodawców w narzędzia nie tylko pozwalające uzyskanie informacji na temat zaszczepienia pracownika, ale również różnicowania warunków pracy członków personelu, którzy zostali już zaszczepieni oraz tych, którzy nie chcą lub nie mogą przyjąć szczepionki.

Polskie przepisy vs międzynarodowe korporacje

Wśród przedstawicieli międzynarodowych korporacji usłyszeć można głosy, że przed całkowitym powrotem do biur, będą wymagali od swoich pracowników obowiązkowego zaszczepienia. Aktualnie dotyczy to podmiotów działających w USA, jednak zjawisko to pojawiać może się również wśród przedsiębiorców europejskich.

Należy jednak mieć na uwadze, że niezależnie od tego, czy pracodawcą osoby zatrudnionej na terenie Polski jest podmiot zagraniczny (w tym spoza Unii Europejskiej), czy tej jego krajowy oddział, do stosunku pracy zastosowanie znajdą wyłącznie polskie regulacje prawne. Oznacza to, że nawet, jeśli w USA lub innym niż Polska kraju europejskim wprowadzone zostaną przepisy pozwalające na weryfikację zaszczepienia pracowników lub różnicowania ich sytuacji z tego tytułu, nie oznacza to możliwości ich zastosowania przez pracodawcę pochodzącego z tego kraju wobec osoby zatrudnionej na terenie Polski. W takiej relacji prawa i obowiązki obydwu stron umowy o pracę wyznaczać będą bowiem przepisy polskiego prawa pracy – w tym w zakresie szczepień ochronnych.

Weryfikacja zaszczepienia pracowników

Nie budzi wątpliwości, że informacja o zaszczepieniu przeciwko Covid-19  jest często istotna  z punktu widzenia BHP i zapewnienia prawidłowej organizacji pracy. Jednak możliwość weryfikacji faktu zaszczepienia lub niezaszczepienia przez osoby zatrudnione, kontrahentów lub klientów wymaga wprowadzenia wyraźnej podstawy prawnej. Takiej natomiast brak aktualnie w polskim porządku prawnym. Obecnie wirus Sars_Cov_2 nie został również uznany za czynnik szkodliwy dla zdrowia poszczególnych grup zawodowych, co pozwalałoby objąć go obowiązkiem szczepień wśród pracowników określonych zawodów.

Już obecnie wielu pracodawców rozważa takie sposoby separowania zaszczepionych i niezaszczepionych pracowników, jak wyznaczenie oddzielnych wejść na hale produkcyjne, zwolnienie z obowiązku noszenia maseczek zaszczepionych pracowników lub oddzielne pomieszczenia pracy dla ww. grup.

Zapowiadane zmiany

Zapowiedzi rządu wskazują na możliwość wprowadzenia zmian nie tylko poprzez weryfikację informacji na temat zaszczepienia pracowników, ale również poprzez wyciąganie z tego tytułu konsekwencji. Polegać mają one na możliwości przeszeregowania pracowników niezaszczepionych pomiędzy stanowiskami pracy lub komórkami tak, by fizycznie oddzielić ich od osób zaszczepionych. Zgodnie z zapowiedziami, wiązać może się to z obniżeniem wynagrodzenia (z uwagi na zmianę stanowiska lub rodzaju pracy), co wymagać będzie wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Nie wiadomo natomiast, czy tego typu przeniesienia miałoby mieć charakter czasowy (a jeśli tak, na jak długi okres) czy też stały. Dodatkowo, jeśli pracodawca nie będzie w stanie zapewnić niezaszczepionemu pracownikowi innego stanowiska lub pracy, będzie mógł rozwiązać z nim umowę o pracę z uwagi na brak możliwości zapewnienia pracy bez konieczności zwolnienia innych pracowników. Nie wiadomo również, skąd pracodawca miałby możliwość pozyskiwania informacji na temat zaszczepienia – czy informacje te pochodzić miałyby z publicznych rejestrów czy też od samego pracownika i w jaki sposób miałyby być weryfikowane.

Aktualnie brak jest wyraźnej podstawy prawnej pozwalającej na weryfikację faktu zaszczepienia pracownika przeciwko Covid-19 lub uzależnienia warunków pracy od tego faktu czy też od przedstawienia dowodu zaszczepienia. Dodatkowo, nie bez znaczenia pozostaje fakt, że na razie brak informacji na temat wprowadzenia powszechnego obowiązku szczepień przeciwko Covid-19, co de facto przenosi w sposób pośredni odpowiedzialność za stan zaszczepienia na zatrudniających, przy jednoczesnym obowiązku zapewnienia równego traktowania w zatrudnieniu oraz niedyskryminacji.

Czy można zapytać pracownika o szczepienie na COVID-19?

Wątpliwości jednak budzić może, czy takim celom pracodawcy odpowiadają obowiązujące przepisy w zakresie prawa pracy, jak i danych osobowych.

DANYCH O ZASZCZEPIENIU NIE MOŻNA ZAŻĄDAĆ

Przepisy Kodeksu Pracy w dość specyficzny sposób wymieniają dane osobowe, jakich od pracownika wymagać może pracodawca, a co za tym idzie, których nie podanie może wiązać się z określonymi skutkami prawnymi. Poza podstawowymi danymi niezbędnymi dla zawarcia umowy o pracę oraz jej rozliczenia, wskazuje się na:

  • dane osobowe pracownika, których podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez niego ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
  • inne dane, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Należy zaznaczyć, że dane dotyczące zaszczepienia przeciwko Covid-19 (nie dotyczy to więc innych przewidzianych w odrębnych przepisach szczepień obowiązkowych dla możliwości świadczenia pracy na określonym stanowisku) nie mieszczą się w żadnym z powyższych katalogów. Co więcej, aktualnie brak jakiegokolwiek przepisu upoważniającego żądanie od osoby zaszczepionej podania informacji o tym fakcie, w szczególności zaś przedstawienia certyfikatu zaszczepienia. Brak również regulacji przewidujących sankcje prawne za podanie nieprawdziwego oświadczenia w tym przedmiocie.

PRACOWNIK MOŻE POINFORMOWAĆ O SZCZEPIENIU Z WŁASNEJ INICJATYWY?

Zgodnie z art. 221b KP zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę danych osobowych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (tzw. danych szczególnej kategorii m.in. danych dotyczących zdrowia). Może to jednak nastąpić wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych odbędzie się z inicjatywy samego pracownika. Co więcej, odmowa udzielenia takiej zgody lub jej wycofanie nie może rodzić żadnych negatywnych skutków dla pracownika. W szczególności nie może powodować jego niekorzystnego traktowania (pominięcia przy premiowaniu, dostępu do określonych benefitów itp.) ani doprowadzić do rozwiązania z nim umowy o pracę.

Co istotne – „dane dotyczące zdrowia” to pojęcie szersze niż „dane dotyczące stanu zdrowia”. Odnoszą się one nie tylko kondycji zdrowotnej danej osoby, ale również zastosowanych wobec niej usług opieki zdrowotnej, świadczeń medycznych itp., do których zaliczyć należy również zaszczepienie.

Nadto, jak już wyżej wskazano, szczepienia przeciwko Covid-19 nie należą na razie do szczepień obowiązkowych, których pracodawca mógłby ze 100% pewnością żądać od pracownika wykonującego pracę na określonym stanowisku pracy.

RODO NA STRAŻY DANYCH O ZASZCZEPIENIU

Tymczasem zgodnie ze stanowiskiem Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych , zgoda pracownika na przekazanie informacji na temat jego zdrowia w warunkach, w jakich zabiega o nie pracodawca, nie ma charakteru udostępnienia informacji na temat zdrowia z inicjatywy tego pracownika. Kluczowe jest tu bowiem, która ze stron stosunku pracy wykona „pierwszy ruch” w celu uzyskania przez pracodawcę informacji nt. zaszczepienia – czy będzie to pracodawca proponujący udzielenie w jakiejkolwiek formie takiej informacji, czy też pracownik, który z samodzielnie bez jakiejkolwiek inicjatywy pracodawcy przekaże mu wiadomość w tym zakresie.

Jakkolwiek stanowisko UODO dotyczyło dobrowolnych testów na obecność wirusa Sars_Cov_2 wśród pracowników, jednak sytuacja dotycząca przetwarzania danych szczególnych kategorii osób zatrudnionych jest tu analogiczna.

W ocenie inspektorów Urzędu Ochrony Danych Osobowych w warunkach organizacji testów w zakładzie pracy odbywałoby się to z inicjatywy pracodawcy, co wyłącza możliwość zastosowania art. 221b KP jako podstawy prawnej przetwarzania tego typu danych pracowników. Jednocześnie zgoda pracownika, jako jedyna przesłanka legalizująca posiadanie przez pracodawcę danych o jego zdrowiu, zdaniem prezesa UODO rodzi wątpliwości zarówno na gruncie RODO, jak i prawa pracy.

Trudno jednocześnie poszukiwać innej podstawy prawnej przetwarzania danych dotyczących zaszczepienia. Wszystkie one znajdują się w art. 9 ust. 2 RODO. Poza ww. zgodą pracownika, którą mogą ograniczać przepisy krajowe (co mam miejsce w tym przypadku poprzez warunek inicjatywy własnej pracownika), są to m.in.:

  • niezbędność do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, o ile jest to dozwolone prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego;
  • niezbędność do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego, leczenia lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego na podstawie prawa Unii lub prawa państwa członkowskiego.

Jednak w obydwu tych przypadkach brak jest przepisu krajowego pozwalającego wymagać takiej informacji od pracownika.

ROZWIĄZANIEM ANONIMOWE PYTANIA O SZCZEPIENIA

Należy więc ocenić, że pracodawca chcący uzyskać informację nt. poziomu szczepień wśród pracowników, dla pełnej zgodności z prawem musiałby zorganizować ten proces z pełnym poszanowaniem prywatności pracowników – a więc najlepiej w sposób anonimowy, np. w postaci ankiet nie wymagających podania personaliów ani stanowiska pracy. Takie rozwiązanie pozwalałoby wtedy na oszacowanie stopnia zaszczepienia i wzmocnienia ewentualnej akcji promującej szczepienia.

Jednak mając na uwadze krajowe i wspólnotowe przepisy oraz stanowisko polskiego organu nadzoru, pozyskiwanie informacji – nawet dobrowolnie na temat zaszczepienia konkretnych pracowników, może wiązać się z ryzykiem zarzutu przetwarzania ich danych osobowych szczególnej kategorii – jakimi są dane dotyczące zdrowia bez podstawy prawnej.

To zaś rodziłoby ryzyko odpowiedzialności pracodawcy zarówno wobec UODO – w razie ewentualnej kontroli, jak i wobec samych pracowników – na gruncie przepisów o ochronie danych osobowych, jak i potencjalnie ich dóbr osobistych.

Informacja o liczbie członków zakładowej organizacji związkowej tylko do 10 lipca

CZŁONKAMI PRACOWNICY I ZLECENIOBIORCY

Informacjami, jakich podania wymaga art. 25ust. 2 ustawy o związkach zawodowych od zakładowej organizacji związkowej w swym oświadczeniu, jest podanie liczby jej członków – pracowników lub innych osób świadczących pracę w u danego pracodawcy – zatrudnionych od co najmniej 6 miesięcy licząc od dnia, według stanu, na który przedstawiana jest informacja (odpowiednio 31 grudnia lub 30 czerwca). Co istotne, przepisy nie wymagają wskazania dodatkowych informacji na temat osób zrzeszonych w danej organizacji związkowej, takich jak: imię i nazwisko, okres zatrudnienia, rodzaj umowy łączącej członka organizacji z pracodawcą.

Z istoty tego obowiązku wynika, że informacja podana przez organizację związkową dotyczyć powinna wyłącznie:

  • pracowników lub osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych u danego pracodawcy;
  • tylko takich ww. osób, które pozostały w zatrudnieniu w dniu 31 grudnia 2020 r. lub 30 czerwca 2021 r. – w zależności od okresu jakiego dotyczy informacja;
  • tylko takich ww. osób, które na dzień 31 grudnia 2020 r. lub 30 czerwca 2021 r. świadczyły pracę na rzecz danego pracodawcy co najmniej przez 6 miesięcy.

Przepisy ustawy o związkach zawodowych nie wymagają dodatkowego podkreślania tej kwestii przez organizację związkową składającą oświadczenie, z uwagi na to, że nie powinno ono w ogóle uwzględniać osób, które nie spełniają wszystkich ww. warunków. Informacja podawana przez organizację związkową nie musi być aktualna na dzień jej złożenia – przepisy wymagają jedynie, aby była aktualna odpowiednio na 31 grudnia lub 30 czerwca. Nie ma jednak przeszkód (a nawet zasadne jest), by uwzględniała ona ewentualną rozbieżność pomiędzy liczbą członków wg jednej z ww. dat, a datą przedstawienia informacji pracodawcy.

Od 2019 r. obowiązek informacyjny dotyczy nie tylko członków związku będących pracownikami sensu stricto, ale również osób zatrudnionych w ramach niepracowniczego zatrudnienia – tj. w szczególności zleceniobiorców oraz wykonawców umów o dzieło.

ZAKAZ DUBLOWANIA CZŁONKÓW

W gestii zakładowej organizacji leży, by zweryfikować, czy jej członkowie deklarujący swoją przynależność złożyli w tym zakresie oświadczenie jedynie wobec jednej struktury. Ustawa o związkach zawodowych wskazuje bowiem, że jeśli zatrudniony należy do kilku organizacji związkowych u tego samego pracodawcy, na potrzeby obowiązku informacyjnego może być uwzględniony tylko jako członek jednej wskazanej przez siebie zakładowej organizacji związkowej.

Jeśli pracodawca ma jakiekolwiek wątpliwości co do zasadności i prawidłowości złożonego oświadczenia może – na podstawie art. 25ust. 7 ustawy o związkach zawodowych, zgłosić pisemne zastrzeżenie co do liczebności danej zakładowej organizacji związkowej. Można tego dokonać jednak tylko w terminie 30 dni od dnia przedstawienia przez tę organizację informacji o jej stanie liczebnym.

W razie złożenia takiego zastrzeżenia , zakładowa organizacja związkowa, wobec której zostało zgłoszone zastrzeżenie, ma obowiązek wystąpić do sądu rejonowego – sądu pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy z wnioskiem o ustalenie liczby członków na ostatni dzień danego półrocza. Jeśli organizacja w ciągu kolejnych 30 dni nie złoży stosownego wniosku do sądu – do czasu jego złożenia traci status zakładowej organizacji związkowej u danego pracodawcy.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH CZŁONKÓW ORGANIZACJI

Przepisy ustawy o związkach zawodowych ściśle określają jakie informacje na temat swoich członków przekazać może organizacja związkowa, a co za tym idzie – jakich wymagać może od niej pracodawca. Znajdują one nadto potwierdzenie w wieloletnim ugruntowanym stanowisku judykatury, zgodnie z którym „Uprawnienia zakładowej organizacji związkowej zależą od liczby członków, a nie od ujawnienia pracodawcy imion i nazwisk członków tej organizacji. Odmowa ujawnienia pracodawcy imion i nazwisk członków zakładowej organizacji związkowej nie pozbawia tej organizacji przysługujących jej uprawnień, które zależne są od liczby członków” (wyrok SN z 2 kwietnia 2019 r. sygn.: I PK 10/18, Legalis).

Oznacza to, że na podstawie art. 251 ustawy o związkach zawodowych pracodawca nie może skutecznie żądać imiennej listy wszystkich zadeklarowanych członków, by na tej podstawie zweryfikować jej prawidłowość i ewentualne powielanie się tych samych nazwisk na listach kilku struktur związkowych. Jak zaznacza się bowiem „Imienna lista członków związku zawodowego nie jest niezbędna dla osiągnięcia celu jakim jest zweryfikowanie uprawnienia do płatnego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy przez osoby pełniące z wyboru funkcje w związku. Pozyskanie w przez pracodawcę imiennej listy członków związku nie tylko nie znajduje podstawy prawnej, ale na gruncie powołanego przepisu art. 25[1] ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych” (wyrok WSA z 2 lutego 2012 r., sygn.: II SA/Wa 2333/11, Legalis).

Badanie trzeźwości pracowników – projekt nowych przepisów

Jeśli przepisy wejdą w życie, wymagać będą od pracodawców aktualizacji obowiązujących u nich zakładowych regulacji prawa pracy, ale również i dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych.

ZAŁOŻENIA PROJEKTU

Planowane regulacje w kształcie przedstawionym przez projektodawcę przewidują następujące założenia:

  1. Możliwość wprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników, gdy okaże się to niezbędne dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia pracodawcy;
  2. Kontrola dotyczyć będzie mogła zarówno osób zatrudnionych na podstawie umów o pracę, jak i umów cywilnoprawnych;
  3. Zasady wykonywania kontroli trzeźwości lub obecności środków psychoaktywnych określać będą musiały wewnętrzne regulacje zakładowe(np. regulamin pracy lub układ zbiorowy pracy).
  4. Badania będą mogły być wykonywane wyłącznie przy użyciu metod niewymagających badań laboratoryjnych.
  5. Obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości w sposób przyjęty u pracodawcy, co najmniej 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania.
  6. Maksymalny okres retencji danych na temat wyniku badania wynosić będzie 6 miesięcy, chyba że na jej podstawie została nałożona na pracownika kara porządkowa lub ma ona stanowić dowód w postępowaniu sądowym. Wówczas okres ten ulega odpowiedniemu wydłużeniu.
  7. Obowiązującą już dziś możliwość żądania przez pracownika niedopuszczonego do pracy lub pracodawcy, przeprowadzenia kontroli trzeźwości przez organ powołany do ochrony porządku publicznego.
  8. Okres niedopuszczenia pracownika do wykonywania pracy z tytułu podejrzenia stanu pod wpływem alkoholu ma być okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który – w przypadku uzyskania negatywnego wyniku badania – pracownik zachowa prawo do wynagrodzenia.

BADANIE TRZEŹWOŚCI W AKTUALNYM STANIE PRAWNYM

Opisana wyżej nowela KP stanowić ma odpowiedź na brak regulacji dotyczącej badania trzeźwości pracowników w polskich przepisach. Często bowiem spotkać można się ze stanowiskiem, iż w obecnym staniem prawnym pracodawca nie posiada uprawnień do samodzielnego badania stężenia alkoholu we krwi osób przebywających na terenie zakładu pracy. Należy jednak ocenić, że również obecnie obowiązujące przepisy dają pracodawcy pole działania dla weryfikacji stanu trzeźwości zatrudnionych. Całościowe ujęcie przepisów prawa pracy oraz przepisów o ochronie danych osobowych nie prowadzi bowiem do wniosku, że pracodawca nie może weryfikować sam stanu nietrzeźwości w celu prewencji i zapewnienia bezpieczeństwa.

W szczególności art. 17 ust. 3 ustawy o wychowaniu trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi stanowi, że na żądanie kierownika zakładu pracy, osoby przez niego upoważnionej, a także na żądanie pracownika – badanie stanu trzeźwości przeprowadza uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Zaś zabiegu pobrania krwi dokonuje osoba posiadająca odpowiednie kwalifikacje zawodowe. Nie oznacza to jednak, że organ taki jest jedynym uprawnionym podmiotem do weryfikacji stanu trzeźwości – przepis ten nakłada na niego jedynie obowiązek przeprowadzania badania, jeśli zażąda tego pracodawca lub pracownik. Przepisy określają w tym zakresie szczegółowo zasady przeprowadzenia badania obowiązujące funkcjonariuszy.

Niemniej, zgodnie z wypracowanym już stanowiskiem orzecznictwa sądowego oraz doktryny – upoważnienia pracodawcy do badania trzeźwości pracowników można odnaleźć zarówno w przepisach Kodeksu Pracy dotyczących obowiązków pracodawcy w zakresie BHP, Kodeksu Karnego, jak i samej ustawy o wychowaniu w trzeźwości, która zawiera przepisy karne adresowane do pracodawcy. Zgodnie z art. 44 tej ostatniej, kto wbrew szczególnemu obowiązkowi nadzoru dopuszcza do sprzedawania, podawania lub spożywania napojów alkoholowych na terenie zakładu pracy, jak również powziąwszy wiadomość o sprzedawaniu, podawaniu lub spożywaniu na terenie zakładu pracy takich napojów nie podejmie prawem przewidzianego postępowania, podlega karze grzywny. Również przepisy Kodeksu Karnego (art. 220 KK) penalizują narażenie pracowników na niebezpieczeństwo utraty życia lub zdrowia.

Uniknięcie odpowiedzialności przez pracodawcę w tym zakresie wymaga więc umożliwienia mu podejmowania faktycznych działań zapobiegających zarzutom narażenia osób przebywających na terenie zakładu pracy na niebezpieczeństwo. Takimi zaś działaniami jest weryfikacja stanu trzeźwości pracowników. Tym samym, za dopuszczalne należy uznać wyrywkowe badanie stanu trzeźwości pracowników – na zasadach analogicznych, jak ma to obecnie miejsce przy pomiarze temperatury, zwłaszcza w stosunku do pracowników wykonujących prace, przy których stan trzeźwości jest szczególnie istotny dla zapewnienia bezpieczeństwa procesu pracy, jak i życia i zdrowia pozostałych osób. Do takiej zaś grupy bez wątpienia należą osoby świadczące pracę w zakładach produkcyjnych, wydobywczych i tym podobnych, gdzie praca opiera się na obsłudze maszyn i urządzeń wymagającej wzmożonej czujności, koncentracji oraz szybkości reakcji na potencjalne nieprawidłowości lub niebezpieczeństwo.

STANOWISKO PREZESA URZĘDU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

W kontekście ochrony danych osobowych i przedstawionego w tym zakresie stanowiska Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych – danymi osobowymi w rozumieniu RODO są informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Sama informacja o stężeniu alkoholu we krwi – bez zestawienia jej chociażby z imieniem i nazwiskiem pracownika nie jest daną osobową w rozumieniu art. 4 pkt 1 RODO, z uwagi na brak możliwości zidentyfikowania za jej pomocą danej osoby.

Tym samym uznaje się, że sama wyrywkowa kontrola stężenia alkoholu, np. na wejściu na teren zakładu pracy, nie stanowi przetwarzania danych osobowych pracowników.

Natomiast w sytuacji, gdy mielibyśmy już do czynienia z konkretnym pracownikiem, co do którego istnieje uzasadnione podejrzenie pozostawania pod wpływem alkoholu – można rozważać zastosowanie art. 221a KP. Zgodnie z nim zgoda pracownika może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3 KP, z wyjątkiem danych osobowych dotyczących czynów zabronionych. Co w tym zakresie istotne – takie przetwarzanie odbywać się może zarówno z inicjatywy pracownika, jak i na wniosek pracodawcy.

Co więcej, nie sposób również zrównać informacji na temat zawartości alkoholu we krwi z daną osobową dotyczącą zdrowia w rozumieniu art. 4 pkt 15 RODO. Daną dotyczącą zdrowia byłaby tu z pewnością informacja na temat choroby alkoholowej danego pracownika. Jednak sam wynik pomiaru alkomatem:

  • nie powiązany z innymi informacjami nt. danej osoby – nie stanowi danej osobowej;
  • dotyczący konkretnej zidentyfikowanej już osoby – uznać można za daną osobową, której przetwarzanie w stosunku do pracownika jest dopuszczalne w szczególności na podstawie art. 221a KP.

Nadto, krytyce poddawane jest zakwalifikowanie danych o stężeniu alkoholu w organizmie jako danej dotyczącej zdrowia oraz błędna interpretacja art. 17 ustawy o wychowaniu trzeźwości – w oderwaniu od pozostałych obowiązujących przepisów, o których mowa powyżej.

W kontekście uprawnienia pracodawcy do samodzielnego badania stanu trzeźwości pracowników, przeważa stanowisko, że „Do celów postępowania w sprawach ze stosunku pracy nie jest konieczne ustalenie ściśle określonego stężenia alkoholu we krwi pracownika, jak to ma miejsce w postępowaniu karnym i w postępowaniu dotyczącym wykroczeń, a stan nietrzeźwości pracownika w czasie pracy może być dowodzony wszelkimi środkami dowodowymi.” (wyrok SN z 11 grudnia 2006 r. sygn.: I PK 165/06).

***

Mając na uwadze powyższe, wskazać należy, iż w świetle obowiązujących przepisów prawa, po stronie pracodawcy – a co za tym idzie również działających na jego zlecenie podmiotów zewnętrznych – istnieje możliwość wyrywkowej anonimowej kontroli stanu trzeźwości osób wchodzących na teren zakładu pracy. Wymogiem w tym zakresie jest jedynie poszanowanie dóbr osobistych tychże osób oraz wiążących zasad przetwarzania danych osobowych.

[1] https://legislacja.rcl.gov.pl/docs//2/12347305/12791117/12791118/dokument505105.pdf

Ryzykowane premie dla zaszczepionych pracowników

Pamiętajmy jednak, że w warunkach zatrudnienia, szczepienia odbywać się muszą z uwzględnieniem specyfiki regulacji prawa pracy, które w określonych okolicznościach mogą ograniczać pole dopuszczalnego prawnie działania pracodawcy.

DANE OSOBOWE ZASZCZEPIONYCH

Należy mieć na uwadze, że pozyskanie informacji o tym, czy dany pracownik został zaszczepiony stanowi informację o jego zdrowiu, a więc daną osobową szczególnej kategorii. W aktualnym stanie prawnym wydaje się, że główną – jeśli nie jedyną – podstawą ich przetwarzania może być wyłącznie zgoda samego pracownika i to tylko, jeśli sam wyjdzie z inicjatywą ujawnienia faktu zaszczepienia pracodawcy. W szczególności więc – co do zasady należałoby przyjąć, że pracodawca nie może żądać od pracownika informacji, a tym bardziej dowodu zaszczepienia. Z drugiej jednak strony nie niewykluczone, że w okolicznościach konkretnego przypadku taka wiedza pracodawcy będzie uzasadniona, biorąc chociażby specyfikę stanowiska i pracy zatrudnionego.

Również na tej uzyskiwania informacji o zaszczepieniu pracodawca powinien wyważyć takie racje, jak zapewnienie odpowiedniego poziomu bezpiecznych warunków pracy zarówno zaszczepionym, jak i niezaszczepionym pracownikom, a z drugiej strony nie doprowadzenie do sytuacji dyskryminującej jedną z tych grup z uwagi na zapewnione im potencjalnie odmienne warunki pracy, w tym wynagradzania.

AFIRMACJA VS DYSKRYMINACJA

Pracodawcy decydujący się na wypłatę premii pieniężnych czy innych materialnych benefitów argumentują, że środki takie mają pokryć koszty związane z wizytą pracownika w centrum szczepień lub stanowić mają równowartość kilku godzin pracy poświęconych na szczepienie tak, aby pracownicy nie musieli wybierać między wynagrodzeniem a zdrowiem.

Nie możemy zapomnieć tym, że przepisy prawa pracy zakazują działań mających znamiona jakiejkolwiek postaci dyskryminacji w zatrudnieniu. Przejawiać może się ona zarówno jako bezpośrednie lub pośrednie zachowanie. Z uwagi na otwarty katalog przesłanek dyskryminacyjnych należy ocenić, że mogą one dotyczyć również czynników wpływających na decyzję o zaszczepieniu. Może ona bowiem wynikać zarówno z przeciwskazań zdrowotnych, jak i osobistych przekonań, do których pracownik ma prawo, a które to pracodawca powinien szanować.

Dyskryminacja bezpośrednia zaistnieje wtedy, gdy pracownik niezaszczepiony (lub taki, który nie ujawnił tego faktu) w porównywalnej sytuacji traktowany byłby mniej korzystnie niż pracownicy, którzy poddali się szczepieniu i poinformowali o tym pracodawcę. Dotyczy to zarówno jego warunków pracy, jak kwestii wynagrodzenia.

Patrząc pod kątem pieniężnych benefitów dla zaszczepionych pracowników warto zwrócić uwagę również na pośrednią postać dyskryminacji, która przejawia się tym, że na skutek pozornie neutralnego postanowienia, zastosowanego kryterium lub podjętego działania (w analizowanym przypadku – chociażby kryterium zaszczepienia w celu promowania akcji prozdrowotnej) występują lub mogłyby wystąpić niekorzystne dysproporcje albo szczególnie niekorzystna sytuacja m.in. warunków zatrudnienia, wynagrodzenia lub awansowania wobec wszystkich lub znacznej liczby pracowników należących do grupy wyróżnionej ze względu na fakt zaszczepienia.

Uniknięcie tego zarzutu wymagałoby wykazania, że takie kryterium lub działanie jest obiektywnie uzasadnione ze względu na zgodny z prawem cel, który ma być osiągnięty, a środki służące osiągnięciu tego celu są właściwe i konieczne. Celem takim w szczególności mogłoby tu być podniesienie poziomu bezpieczeństwa w zakładzie pracy oraz ochrona zdrowia wszystkich pracowników i ich rodzin.

Osoba, wobec której pracodawca naruszył wyżej opisane zasady równego traktowania w zatrudnieniu, ma prawo do odszkodowania w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę.

DZIEŃ WOLNY NA SZCZEPIENIE

O wiele bardziej bezpiecznym pod kątem zasad prawa pracy wydaje się chociażby udzielenie pracownikom chcącym skorzystać ze szczepień dodatkowego dnia wolnego na dotarcie do punktu, czy też nawet dwóch – w celu regeneracji na wypadek ewentualnych odczynów poszczepiennych. Takie rozwiązanie, nie wymagające wykorzystywania urlopu wypoczynkowego z pewnością stanowić może istotne organizacyjne ułatwienie dla pracowników, a jednocześnie – z uwagi na swój celowy charakter, jakim jest poddanie się szczepieniu – nie nosi znamion nierównego traktowania.

Co ważne, pomimo braku w tym przedmiocie powszechnie obowiązujących przepisów, pracodawca zawsze – na podstawie własnej decyzji , może zapewnić swoim podwładnym tego typu ułatwienie.

INFORMOWANIE I UŚWIADAMIANIE

Niewątpliwie pożądanym i bezpiecznym z puntu widzenia interesów pracodawcy i pracowników działaniem jest informowanie pracowników o warunkach korzystania ze szczepień, udostępnianie źródeł wyjaśniających niepotwierdzone i niepokojące informacje na temat ryzyk związanych ze szczepieniem, czy nawet pomoc w rejestracji na nie.

Takie pozytywne i aktywne działanie przyczynić może się do podjęcia przez pracowników samodzielnej decyzji o zaszczepieniu, nie rodzi zaś poczucia presji poddaniu się mu, bądź pokrzywdzenia z uwagi na okoliczności osobiste pracownika, nie związane bezpośrednio z realizacją ich obowiązków zawodowych.

Praca zdalna w projekcie nowelizacji KP

Najważniejsze założenia projektu w zakresie pracy zdalnej to:

1. OKAZJONALNA PRACA ZDALNA

Niezależnie od generalnych i szczegółowych reguł jakie pracodawca będzie mógł wprowadzić w zakresie świadczenia stałej pracy zdalnej, projekt przewiduje, że pracownik okazjonalnie – na swój wniosek będzie mógł wykonywać swoje obowiązki na odległość do 12 dni w roku kalendarzowym. Rozwiązanie to intepretować należy jako ustawowe minimum. Pracodawca bowiem zawsze, w wewnętrznych regulacjach lub indywidualnym uzgodnieniu z pracownikiem będzie mógł podwyższyć tę pulę na korzyść zatrudnionego. Wniosek pracownika jakkolwiek ma nie być wiążący dla pracodawcy, to zgodnie z założeniem projektu powinien on przychylić się do niego w miarę możliwości.

W tym uproszczonym modelu home office nie będzie konieczne zawieranie porozumienia określającego zasady pracy na odległość ani też zapewnienie przez pracodawcę niezbędnej infrastruktury technicznej potrzebnej do wykonywania zadań czy wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu za zużycie własnego sprzętu i energii elektrycznej.

2. PRACA ZDALNA W POROZUMIENIU

Projekt noweli zakłada, że warunki pracy zdalnej ustalane mają być przez pracodawcę w porozumieniu z działającymi u niego organizacjami związkowymi. Jeśli takich brak, warunki te pracodawca będzie mógł określić samodzielnie w regulaminie, pod warunkiem wcześniejszego skonsultowania tej materii z przedstawicielami pracowników. Jest to rozwiązanie analogiczne jak w przypadku wprowadzania pozostałych zakładowych źródeł prawa pracy.

Niezależnie od tego, nawet jeśli pracodawca nie wprowadzi ogólnych regulacji w zakresie home office, może ustalić je indywidualnie z pracownikiem chcącym skorzystać z tej formy wykonywania zadań.

a) Zasady pracy zdalnej

Nowe przepisy nie wskazują wprost, jakie warunki powinien zapewnić pracodawca zlecający lub uzgadniający z zespołem wykonywanie pracy zdalnej. Wskazują jedynie, że w porozumieniu przedstawicielami pracowników lub regulaminie określone powinny zostać:

  • grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
  • zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych;
  • zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika na pracy zdalnej, w tym potwierdzania obecności w pracy;
  • zasady kontroli wykonywania pracy i BHP.

b) Praca zdalna na polecenie pracodawcy

Projekt przewiduje możliwość wydawania przez pracodawcę wiążącego polecenia wykonywania pracy zdalnie. Będzie mogło nastąpić to:

  • w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w ciągu 3 miesięcy po ich odwołaniu;
  • gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu BHP, o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy nie będzie to czasowo możliwe w dotychczasowym miejscu pracy pracownika.

Jest to więc swego rodzaju utrwalenie aktualnie obowiązujących szczególnych przepisów ustawy Covid-19[1] przewidującej możliwość nakazania pracownikowi pracy zdalnej w celu przeciwdziałania epidemii Sars_Cov_2. Warunkiem takiego polecenia będzie jednak wcześniejsze złożenie przez pracownika oświadczenia o posiadaniu przez niego warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej.

c) Szczególne warunki dla pracujących rodziców

Zgodnie z projektem pracodawca będzie obowiązany uwzględnić wniosek pracownika – rodzica dziecka upośledzonego, niepełnosprawnego lub wymagającego specjalnego kształcenia (bez względu na wiek), a także dziecka do 4 lat o wykonywanie pracy zdalnej. Wyjątkiem, uzasadniającym odmowę przychylenia się do wniosku ma być organizacja pracy lub rodzaj wykonywanej przez podwładnego pracy, który wyłącza możliwość jej zdalnego świadczenia.

d) Obowiązki pracodawcy

Wśród podstawowych obowiązków zatrudniającego w zakresie home office projekt zakłada:

  • zapewnienie materiałów i narzędzi niezbędnych do pracy;
  • pokrywanie kosztów energii elektrycznej i łączy telekomunikacyjnych oraz innych niezbędnych dla wykonywania obowiązków kosztów;
  • określenie zasad ochrony danych;
  • zapewnienie pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń dotyczących obsługi narzędzi do pracy zdalnej.

Alternatywnie pracodawca będzie mógł porozumieć się z pracownikiem korzystającym z własnego sprzętu w zakresie wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu z tego tytułu.

Co istotne, zapewnienie przez pracodawcę narzędzi lub wypłata ekwiwalentu albo ryczałtu, zgodnie z projektem – nie będzie stanowiła przychodu pracownika w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych

e) Ocena ryzyka zawodowego

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy zdalnej pracodawca będzie musiał sporządzić ocenę ryzyka zawodowego i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy, uwzględniając zagrożenia związane z wielogodzinną pracą za biurkiem. Możliwe będzie sporządzenie uniwersalnej oceny ryzyka dla poszczególnych grup pracowników.

Jednocześnie za właściwą organizację stanowiska pracy zdalnej odpowiadać ma sam pracownik.

 

Aktualnie projekt trafił do konsultacji społecznych m.in. z przedstawicielami pracodawców oraz związków zawodowych. Ostateczny kształt przepisów oraz ich wejście w życie zależeć będą od wyników dalszych prac legislacyjnych.

Treść samego projektu znaleźć można pod adresem https://legislacja.gov.pl/docs/2/12346911/12789150/12789151/dokument503604.pdf

 

[1] Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1842 z późn. zm.).

Pracownik offline

Naprzeciw temu problemowi chcą wyjść unijne organa, planujące wprowadzić ogólnoeuropejskie regulacje dotyczące odłączenia się od źródeł kontaktu ze środowiskiem pracy, zwłaszcza pracowników biurowych.

 

DYREKTYWA WS. BYCIA OFFLINE

Parlament Europejski w styczniu 2021 r. przyjął uchwałę wzywającą Komisję Europejską do opracowania wspólnotowych przepisówregulujących możliwość cyfrowego odłączenie się od pracy. Mają one regulować zasady obowiązujące w poszczególnych krajach UE i ustanowić minimalne gwarancje dotyczące pracy zdalnej, w tym precyzować jej warunki, godziny pracy i okresy odpoczynku.

Usankcjonowane aktem wspólnotowym prawo do bycia offline rozumiane ma być jako prawo pracowników do nieangażowania się poza czasem pracy w zadania związane z pracą i do nieuczestniczenia w komunikacji za pomocą narzędzi cyfrowych, takich jak rozmowy telefoniczne, e-maile lub inne wiadomości[1]. Założeniem ma być również zobowiązanie pracodawców do zwalczania kultury „zawsze dostępnego pracownika”, polegającej na faworyzowaniu pracowników stale gotowych do wykonywania pracy po godzinach.

CO NA TO POLSKIE PRZEPISY?

Pomimo tego, że polskie przepisy nie mówią wprost o prawie (ani tym bardziej obowiązku) do cyfrowego odłączenia, wyinterpretować można je z kodeksowych norm dotyczących czasu pracy oraz prawa do wypoczynku, a nadto z obowiązku poszanowania dóbr osobistych pracownika – w tym jego prawa do prywatności.

Należy zwrócić uwagę, że już obecnie pracownik formalnie nie ma obowiązku odpowiadać na maile lub telefony przełożonych poza ustalonymi godzinami pracy. Wyjątkiem w tym zakresie może być jedynie wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych lub pełnienie dyżuru. Oba te rozwiązania jednak co do zasady opierają się na wcześniejszym uzgodnieniu z pracodawcą.

Pracownik ma obowiązek pozostawać do dyspozycji pracodawcy w godzinach będących dla niego czasem pracy. W zależności od obowiązującego go wymiaru etatu, a także systemu i rozkładu czasu pracy, będzie to najczęściej 8 do 12 godzin pracy. Dodatkowo, co do zasady pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do co najmniej 11 godzin oraz w każdym tygodniu prawo do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku obejmującego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego. (art. 132 § 1 i art. 133 § 1 KP).

W czasie odpoczynku, pracownik nie ma obowiązku pozostawania w gotowości do pracy, co oznacza, że pracodawca nie może wymagać od niego odbierania telefonu (w tym służbowego), odczytywania poczty e-mail, SMS, czy uczestniczenia w spotkaniach online.

NIE WSZYSCY PRACOWNICY MOGĄ BYĆ OFFLINE

Na gruncie obowiązujących przepisów, prawo do czasu wolnego nie ma charakteru bezwzględnego. Ma to swoje uzasadnienie w konieczności zapewnienia odpowiedniego zarządzania i ciągłości pracy organizacji. Pracownikami z ograniczonym prawem do bycia offline są osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych. W razie konieczności wykonują oni pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Innym przypadkiem, kiedy pracodawca może kontaktować się z pracownikiem poza jego godzinami pracy jest konieczność wezwania do pracy w godzinach nadliczbowych w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii, a także sytuacja, gdy konieczne okazuje się odwołanie pracownika z urlopu.

Ten ostatni przypadek jest możliwy wyłącznie, gdy jego obecności w pracy wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili, w której rozpoczynał urlop, a jednocześnie jego dalsza nieobecność spowodowałaby poważne zakłócenia w procesie pracy.

PRACODAWCA SAM MOŻE OKREŚLIĆ ZASADY OFFLINE

Zgodnie z rezolucją PE pracodawcy powinni propagować prawo do bycia offline i zachęcać do korzystania z niego oraz wdrażać skuteczne narzędzia cyfrowe w pracy oraz uświadamiać i edukować w zakresie zasad dotyczących czasu pracy i prawa do bycia offline.

Warto jednak zauważyć, że niezależnie od przepisów ustawowych, pracodawca może samodzielnie – w uzgodnieniu z przedstawicielami pracowników zagwarantować im formalnie prawo do bycia offline. Środkiem ku temu może być w szczególności układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub wewnętrzne zarządzenie, precyzujące zasady poszanowania prawa pracowników do prywatności poza normatywnymi godzinami pracy. Pracodawca ma w tym zakresie stosunkowo duży zakres swobody. Istotne jest jedynie, by postanowienia takie, jako zakładowe źródło prawa pracy nie przewidywało postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż powszechnie obowiązujące przepisy prawne.

 

[1] Rezolucja Parlamentu Europejskiego z dnia 21 stycznia 2021 r. zawierające zalecenia dla Komisji w sprawie prawa do bycia offline (2019/2181(INL))

Szczepienia w zakładach pracy – na jakich zasadach maja się odbywać?

Na chwilę obecną jedyną i nieformalną podstawę szczepień stanowią wytyczne opublikowane końcem kwietnia na stronach rządowych. Mają one jednak postać założeń – nie stanowią natomiast podstawy prawnej dla prawidłowego wdrożenia programu szczepień wśród pracodawców. Tym samym nie rozwiewają podstawowych wątpliwości pracodawców chcących jak najszybciej własnymi siłami zaszczepić personel.

Co można więc ustalić na podstawie aktualnych wiadomości podawanych przez resort rozwoju pracy i technologii?

CZY TYLKO PRACODAWCY MOGĄ ORGANIZOWAĆ GRUPOWE SZCZEPIENIA?

Wytyczne podane na stronach rządowych są dość niespójne i wprowadzają niejasność, jakie podmioty będą mogły rejestrować się jako organizatorzy szczepień. Można bowiem znaleźć informacje o tym, że program skierowany jest do:

  • pojedynczych pracodawców;
  • grupy pracodawców;
  • samorządów zawodowych (np. radcowskiego, budowlanego, aptekarskiego, weterynaryjnego, notarialnego);
  • stowarzyszeń branżowych (stowarzyszenia pracodawców określonych branż, izby handlowe lub gospodarcze);
  • szkół wyższych, jeśli chodzi o ich pracowników i studentów.

Nie wiadomo jednak, czy podmioty inne niż pracodawcy mogą same zgłosić chęć organizacji szczepień, czy też muszą zrobić to za pośrednictwem zakładów pracy, co sugerują inne wpisy na portalu rządowym, wskazujące, iż jedynie zakład pracy może dokonać rejestracji.

Z pewnością kwestia ta powinna zostać jasno uregulowana przepisami zapowiadanego przez resort rozporządzenia, którego na dzień 4 maja 2021 r. nadal brak, a które powinno być podstawą mającego ruszyć 4 maja portalu rejestracyjnego.

KOGO OPRÓCZ PRACOWNIKA MOŻE ZASZCZEPIĆ PRACODAWCA?

Możliwość zaszczepienia ma dotyczyć zainteresowanych pracowników, bez względu na wiek i narodowość oraz dorosłych członków ich rodzin. W tym zakresie nie jest jednak jasne, kogo należy uważać za członka rodziny uprawnionego do dołączenia się do szczepień? Krajowe przepisy nie definiują tego pojęcia. Nie wiadomo więc, czy należy rozumieć po nim tylko osoby spokrewnione ani do jakiego stopnia i linii należy liczyć członków rodziny mogących zgłosić się do programu. Kwestią wymagającą doprecyzowania jest również to, czy zaszczepić będą mogły się osoby pozostające w związkach niesformalizowanych, a pozostające we wspólnym pożyciu lub małżonkowie rozwiedzeni.

Wreszcie, nie jest jasne czy członkowie rodziny będą mogli zaszczepić się jedynie, gdy chęć taką zgłosi sam pracownik (członek samorządu, stowarzyszenia, student), czy też niezależnie od niego?

JAKIE INFORMACJE NALEŻY PODAĆ W FORMULARZU ZGŁOSZENIOWYM?

Pracodawca zgłaszający chętnych do zaszczepienia za pośrednictwem strony internetowej Rządowego Centrum Bezpieczeństwa powinien podać:

  • dane kontaktowe wyłonionego u siebie koordynatora programu;
  • zadeklarowaną liczbę chętnych (co najmniej 300 osób);
  • nazwę podmiotu leczniczego, z którym nawiązał współpracę;
  • liczbę punktów szczepień, z którymi chciałby nawiązać współpracę.

CZY PRACOWNIKOWI NALEŻY ZAPEWNIĆ NA DZIEŃ SZCZEPIENIA ZWOLNIENIE OD PRACY Z PRAWEM DO WYNAGRODZENIA?

Przepisy Kodeksu Pracy i rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy[1] wskazują jedynie, że pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas niezbędny do przeprowadzenia obowiązkowych badań lekarskich i szczepień ochronnych przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych, o zwalczaniu gruźlicy oraz o zwalczaniu chorób wenerycznych.

Szczepienia przeciwko COVID-19 nie są obecnie szczepieniami obowiązkowymi. Tym samym pracodawca nie ma obowiązku zwolnienia pracownika z pracy w celu zaszczepienia. Jednocześnie pracodawca może samodzielnie zdecydować o zwolnieniu pracownika w dniu szczepienia bez obowiązku odpracowania tego dnia i z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, jeżeli jego termin został wyznaczony na godziny pracy. Działanie takie jest w szczególności uzasadnione i oczekiwane, jeśli to pracodawca będzie podmiotem organizującym program szczepień, w których uczestniczy jego personel. Potwierdzają to również wytyczne rządowe, zgodnie z którymi decyzja o zwolnieniu pracownika od pracy w związku z poddaniem się szczepieniu zależy od woli pracodawcy.

Jeśli jednak pracodawca nie wyrazi zgody na odpłatne zwolnienie z pracy, pracownik może wnioskować o udzielenie mu w terminie szczepienia urlopu lub zwolnienia w celu załatwienia sprawy osobistej.

CZY PRACODAWCA MOŻE PRZETWARZAĆ DANE OSOBOWE OSÓB ZGŁOSZONYCH DO SZCZEPIEŃ?

Zgodnie z aktualnymi wytycznymi, w formularzu zgłoszeniowym, pracodawca podawać ma jedynie liczbę zgłaszanych osób – nie mniejszą niż 300. Z uwagi na brak stosownego rozporządzenia, nie wiadomo, jak ma wyglądać procedura zgłaszania chętnych oraz pozyskania ich danych przez podmiot medyczny wykonujący szczepienia. Przypuszczać jedynie można, że będą one przekazywane przez same osoby zgłaszające się na szczepienie bezpośrednio pracownikom placówki.

Istotne jednak wydaje się uregulowanie kwestii, czy pracodawca będzie mógł pozyskać dane na temat osób zaszczepionych. W razie braku takiego przepisu, podążając na aktualnym stanowiskiem Prezesa UODO w tym zakresie, będzie mógł uzyskać do nic dostęp tylko, jeśli nastąpi to z inicjatywy samego pracownika, co w warunkach, w których szczepienie organizowane jest przez pracodawcę może być trudne.

Wytyczne rządowe wskazują jedynie lakonicznie, że pracodawca odpowiada za zebranie listy zatrudnionych pracowników chętnych do szczepienia oraz oświadczeń o zgodzie na przetwarzanie danych osobowych.

CZY PRACODAWCA ODPOWIADA ZA EWENTUALNE NOPY?

Kwestia odpowiedzialności za niepożądane odczyny poszczepienne od miesięcy toczy się na forum publicznym. Z punktu widzenia pracodawcy istotnym jest, że nie jest on podmiotem wprowadzającym szczepionkę na rynek, a jedynie technicznym i logistycznym organizatorem programu.

Zgodnie z rządowymi założeniami, zapewnienie bezpieczeństwa i sprawności wykonywanych szczepień, przeprowadzenie kwalifikacji do szczepienia oraz wykonanie szczepień, zapewnienie odpowiedniego wyposażenia oraz organizację zespołów szczepiących leżą w gestii podmiotu wykonującego szczepienia, z którym współpracę prowadzi pracodawca.

KTO FINANSUJE SZCZEPIENIA?

Według informacji podawanych w rządowych założeniach, stawka rozliczeniowa placówki medycznej wykonującej szczepienia z NFZ wynosi 61,24 zł za każde jedno wykonane szczepienie. W kosztach tych nie ma partycypować pracodawca.

Jak wskazuje się, ewentualne dodatkowe koszty organizacyjne szczepień – jeżeli okażą się koniecznie (np. wynajem pomieszczeń z przeznaczeniem na punkty szczepień lub inne koszty organizacyjne) pokryte powinny zostać przez pracodawcę.

Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Finansów, istnieje możliwość zakwalifikowania wydatków na szczepienia przeciwko Covid-19 do kosztów podatkowych, jako wydatków wynikających z obowiązków w zakresie BHP, wytycznych lub zaleceń organów (instytucji) kompetentnych w obszarze bezpieczeństwa sanitarnego, albo własnej decyzji i racjonalnego przeciwdziałania zagrożeniu epidemicznemu, to takie wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy CIT i art. 22 ust. 1 ustawy PIT.

CZY KTOŚ BĘDZIE WERYFIKOWAŁ PRAWIDŁOWOŚĆ REJESTRACJI?

Rządowe wytyczne milczą na temat tego, czy przewidziana jest kontrola prawidłowości organizowania programu szczepień przez pracodawców. W szczególności nie wiadomo, czy weryfikacji podlegać będzie i czy na liście zarejestrowanych osób znajdują się tylko uprawnieni. Niewątpliwie podstawą do takiego działania musiałby stać się akt powszechnie obowiązującego prawa, a takiego do tej pory brak. Wątpliwości budzi również, czy jeśli powstanie po uruchomieniu programu szczepień pracowniczych, będzie mógł być podstawą wyciągania konsekwencji wobec akcji już przeprowadzonych, mając na uwadze zakaz działania prawa wstecz.

 

Jak widać kwestia szczepień pracowniczych wymaga znacznego doregulowania. Jakkolwiek rejestracja do programu ruszyć ma zaraz po majówce, nadal nie wiadomo kiedy dokładnie ruszą pierwsze szczepienia w zakładach pracy ani jak w praktyce ma wyglądać cała procedura i jej koordynacja.

 

[1] Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy z dnia 15 maja 1996 r. (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).