Wielokrotnie osoby, którym przysługuje zasadne roszczenie względem innych podmiotów, nie dochodzą swych prawa przed sądem z uwagi na konieczność wydatkowania kosztów sądowych, na których poniesienie nie mogą sobie pozwolić. W ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych (tekst jednolity: Dz. U. 2010 r. Nr 90, poz. 594 ze zm.) ustawodawca przewidział instytucję zwolnienia od kosztów sądowych, która umożliwia stronie na wystąpienie z roszczeniem bez konieczności ponoszenia kosztów sądowych w części, a nawet w całości.
Podczas postępowania sądowego, strona może złożyć stosowny wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych. Sąd przed którym sprawa się toczy lub w przyszłości będzie się toczyć, może zwolnić osobę fizyczną od kosztów, jeśli ta wykaże, że nie jest w stanie ich ponieść bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Na postanowienie sądu o odmowie zwolnienia od kosztów sądowych przysługuje zażalenie, od którego nie pobiera się opłat.
Wniosek o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych może być sporządzony zarówno w formie pisemnej, jak i w formie ustnej (zgłoszenie wniosku ustnie może nastąpić na posiedzeniu/rozprawie). Istotne jest także to, iż taki wniosek może być złożony w toku całego postępowania (wyjątek stanowi postępowanie wieczystoksięgowe, podczas którego o zwolnienie od kosztów można się ubiegać wyłącznie przed złożeniem wniosku o wpis do księgi wieczystej). Należy jednak mieć na uwadze to, iż zwolnienie od kosztów działa od chwili złożenia wniosku, zatem nie ma ono mocy wstecznej. Pokreślić należy, że zwolnienie przyznane stronie na etapie postępowania sądowego rozciąga się także na postępowanie egzekucyjne.
Jeżeli pismo, które podlega opłacie, zawiera jednocześnie wniosek o przyznanie zwolnienia od kosztów sądowych, obowiązek uiszczenia opłaty powstaje z chwilą oddalenia wniosku i konieczne jest uprzednie wezwanie przewodniczącego sądu do uregulowania opłaty.
Do wniosku strona powinna dołączyć oświadczenie zawierające szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku, dochodach i źródłach utrzymania, według ustalonego wzoru. Wniosek o zwolnienie od kosztów postępowania powinien zawierać:
1) tytuł pisma (wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych);
2) dane osoby ubiegającej się o zwolnienie od ponoszenia kosztów sądowych (imię, nazwisko, miejsce zamieszkania);
3) dane strony przeciwnej/ pozostałych uczestników postępowania
4) oznaczenie sądu, do którego pismo podlegające opłacie ma być wniesione,
5) wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych, z zaznaczeniem czy zwolnienie ma nastąpić z całości czy części kosztów;
6) oświadczenie o niemożności poniesienia kosztów w całości lub części bez uszczerbku dla koniecznego utrzymania siebie i rodziny;
7) podpis wnioskodawcy/ pełnomocnika wnioskodawcy
8) załączniki (oświadczenie obejmujące szczegółowe dane o stanie rodzinnym, majątku , dochodach, źródłach utrzymania się – wzór oświadczenia dostępny jest w każdym sądzie, dokumenty stwierdzające stan materialny np. zaświadczenie o zarobkach etc.)
Jeżeli na etapie rozpatrywania wniosku okaże się, że nie zawiera on wszystkich wymaganych danych, albo nie zawiera stosownego oświadczenia, sąd wzywa osobę ubiegającą się o zwolnienie od kosztów do uzupełnienia lub poprawienia pisma, pod rygorem zwrotu wniosku.
W sytuacji gdy sąd poweźmie wątpliwości co do prawdziwości danych zawartych we wniosku (np. co do stanu majątkowego) może zarządzić dochodzenie. Sąd jest także uprawniony do cofnięcia zwolnienia od kosztów, jeżeli na późniejszym etapie postępowania okaże się, że okoliczności na podstawie których przyznano stronie zwolnienie nigdy nie istniały lub przestały istnieć. W takiej sytuacji strona, która uprzednio korzystała z dobrodziejstwa instytucji zwolnienia od kosztów sądowych, jest zobowiązana uiścić wszystkie dotychczasowe koszty.
Sąd może zwolnić stronę od ponoszenia wszystkich kosztów sądowych, ale może także zwolnić ją w części, jeżeli strona jest w stanie ponieść część kosztów. Częściowe zwolnienie może polegać albo na zwolnieniu od poniesienia procentowej części kosztów, określonej kwoty, albo niektórych opłat lub wydatków. W pozostałej części strona jest zobowiązana uiścić należną opłatę/wydatki.
Wielokrotnie osoby zwolnione od ponoszenia kosztów sądowych, w przypadku niekorzystnego rozstrzygnięcia Sądu, mają przekonanie, że zwolnienie obejmuje także koszty zastępstwa procesowego strony przeciwnej. Nic bardziej mylnego! Jeżeli strona, która mocą postanowienia Sądu została zwolniona od kosztów sądowych przegra sprawę, obowiązana jest zwrócić stronie wygranej koszty zastępstwa procesowego. Zgodnie z przepisem art. 108 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych zwolnienie od kosztów sądowych nie zwalnia strony od obowiązku zwrotu kosztów procesu przeciwnikowi, a przede wszystkim kosztów zastępstwa procesowego, przyznanych przeciwnej stronie ze względu na udział profesjonalnego pełnomocnika w jej sprawie. Pozostałe koszty w takim przypadku pokrywa Skarb Państwa. Jeżeli wynik sprawy będzie dla takiej osoby korzystny – obowiązek zwrotu wszelkich poniesionych podczas procesu kosztów spoczywa na drugiej stronie.
